WEB会議システムは遠隔地同士をテレビ電話的につなぎ、ひとつの大きな会議室にいるかのような会話を可能にするシステムです。このシステムには専用の機材と回線を用いる高額なものから、汎用のマイクとWEBカメラにインターネット回線を使用するものまで様々なグレードが存在します。専用回線と機材を用いたシステムに決定しているのであれば特に気にすることはありませんが、インターネット回線を使用したシステムの導入を考えている場合は特にWEB会議用ソフトウェアの使い勝手をよく比較する必要があります。まず有料か無料かで分かれます。

有料の場合でも殆どのソフトウェアには数週間無料で試用できる期間が用意されているため、その間に実際に機能などを試して比較検討しましょう。特に新しいソフトではWEBアプリケーションとしてWEBブラウザ上で動作し、専用ソフトのインストールが不要なものが多いので便利です。あと重要なのは価格で、繋ぎたい会議室の数によって値段が変わってくるのでこれも検討対象です。次に無料ソフトの場合ですが試用期間がないためじっくり試せるのは大きなメリットです。

システムのアプリケーションについては、専用サーバーを用意してそこにインストールするものや、専用アプリケーションをWEB会議に使用するパソコン全てにインストールする必要があったりとやはり有料ソフトと比較すると導入の手間や機能の不足部分が目立ってしまいます。しかし、最近はWEBRTCと呼ばれるチャット向けの規格とHTML5の組み合わせで専用ソフトをインストールすることなくWEBブラウザだけで利用できるWEB会議室サービスが登場しました。こちらはサーバーもサービス提供会社のものを使用するため、混雑で繋がりにくくなったりと各システム一長一短ですが、頻繁に会議を行うなら有料ソフトを、たまにであればWEBRTCによるサービスを利用するのが良いかと思います。

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