WEB会議は大きく分けてクラウド型とローカルサーバ型がありますが、ソフトウエア的に考えると両者の違いは少ないです。利用者側からは接続先が違うだけです。しかし、提供側から考えるとソフトウエア、特に導入コストとランニングコストの差が大きいと言われています。WEB会議用のソフトはサーバ側とクライアント側があります。

クラウド型の場合は利用者の数によって月額コストが代わりますが、ローカルサーバ型の場合は買取の場合が多く比較の点でいうとローカルサーバのほうが長期的に使えばコストが下がると言われています。しかし、ソフトウエアのコストはそうであってもサーバ側を比較するとローカルサーバ型はメンテナンス保守費用がかかります。WEB会議に参加するメンバーが多ければサーバも強力な物が必要になり、保守費用も高くなる傾向が強くなります。また、ソフトウエアはバージョンアップが定期的に行われます。

バージョンを固定して利用し続ける企業も多いのですが一般的には保守やリース契約を結ぶのでランニングコストはそれなりにかかります。クラウド型とローカルサーバ型との比較は利用するメンバー数の他にサーバの保守費用、バージョンアップ費を検討した上で決めるとよいと言われています。また、クラウド型の方がコスト面では有利がことが多いですが、社外からのアクセスが必要な場合の通信費や会社のインターネット回線のコストなども検討する必要があるのでコスト計算はとてもむずかしくなっています

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