ビジネスでは遠方にいる人とコミュニケーションをとる機会が多いです。支社の社員と打ち合せをする場合や遠隔地の企業と取引する場合などは、電話だけでは足りないので出張するのが一般的でした。短時間の打ち合わせや取引のために長時間移動するのは費用や時間の面において非効率といえます。WEB会議の登場によって、その問題は大きく改善されました。

インターネットの回線を使用して、遠隔地の相手と音声や映像をリアルタイムで送受信するのです。電話と違って資料を見ながら話したり、プレゼンしたりすることも可能です。そのため物理的な作業や受け渡しが必要ない場合は出張する必要がなくなりました。そう聞いても、具体的なイメージが湧かない人もいると考えられます。

大がかりなシステムが必要だと考えている人もいるでしょう。たしかに初期のWEB会議のシステムは大規模なものもありました。しかし現在の主流になっているシステムは非常に小型です。会議室の片隅に置いておき、必要に応じて設置するケースが多いです。

一人で簡単に持てるサイズなので、使用するときに会議室に運んで使う場合もあります。WEB会議のシステムは、卓上に置いてテレビやプロジェクターにつないで使用するのが一般的です。以前は映像や音声が途切れることもありましたが、光回線の普及によりそのようなトラブルが起こることは少なくなりました。また特別なハードを必要とせずに、ノートパソコンやスマートフォンだけで実現できるシステムもあります。

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